Hantera all leverantörsinformation på en och samma plats

Kombinera alla fakta, involvera organisationen och anslut leverantörer. Missa aldrig mer en avtalsförlängning, visualisera och analysera alla utgifter och mät leverantörernas prestation.

» «

» «

Avtalsefterlevnad
3600

Avtalsefterlevnad

Avtalsefterlevnad (contract compliance) är ett nyckeltal (KPI, key performance indicator) som visas i VendorLink som ett diagram. Att ingå avtal med leverantörer har fördelar beträffande kostnadsbesparingar genom till exempel skalökning men också beträffande riskhantering eftersom leveransen av en viss produkt ”säkras”. Man kan också fastställa regler fakturahanteringen för att förbättra organisationens effektivitet. De olika målsättningarna för contract compliance plaatje 1ingå avtal beror bland annat på leverantörens (eller varugruppens) plats i Kraljics matris och hur stor leverantören är inom organisationen (ABC-analys). I denna blogg diskuteras ovanstående ämnen samt en nyligen utvecklad analys, ”contract compliance efficiency”.

Definition
Avtalsefterlevnad (contract compliance) i VendorLink definieras som ”alla utgifter som faller inom ramen för ett avtal” och uttrycks i procent av de totala utgifterna. Marknadsundersökningar visar att framgångsrika organisationer har en avtalsefterlevnad på upp till 80 %. Men viktigare än att stirra sig blind på en siffra är förbättringen av avtalsefterlevnaden över tid (figur 1). Det kan nämligen skilja sig enormt mellan företag eller branscher i hur realistiskt det är att uppnå dessa 80 %. Frågan väcks också om varugrupper som inte är påverkbara, t.ex. hyra, löner och skatter, ska tas med i beräkningen av avtalsefterlevnad. Dessutom kan man också fråga sig om det finns en gräns för hur många leverantörer man ska ingå avtal med. Att ingå ett avtal kostar tid och dessutom förlorar inköparen möjligheten att hitta ett bra pris om allting är fastlagt i avtal. För myndigheter och halvoffentliga organ gäller upphandlingsregler vilket innebär att dessa organisationer har mindre frihet och måste eftersträva en hög grad av avtalsefterlevnad. Avtalsefterlevnaden är alltså nyanserad, man måste avgöra vilken strategi man ska följa per varugrupp.

Avtalsefterlevnadseffektivitet
För att få insikt i avtalsefterlevnaden per varugrupp visas varugrupperna i VendorLink i diagrammet för ”contract compliance efficiency” (avtalsefterlevnadseffektivitet) (figur 2). I detta diagram visas avtalsefterlevnaden längs x-axeln och ”det relativa antalet leverantörer med avtal” på y-axeln. På detta sätt blir det tydligt om avtalen som finns för en viss varugrupp verkligen används.
Matrisen kan delas in i 4 kvadranter och varje kvadrant säger något om hur effektiv avtalsefterlevnaden är (figur 3).

Effektiv (avtal används i hög grad, liten procentandel leverantörer med avtal)contract compliance plaatje 2
Befintliga avtal utnyttjas väl, det är effektivt och för många företag bör flest varugrupper ligga inom denna kvadrant. Det är bra att samarbeta med flera leverantörer för att sprida inköpsrisken men de flesta inköpen måste utföras inom ramen för ett avtal vilket är fallet i denna kvadrant.

Superoptimal (avtal används i hög grad, stor procentandel leverantörer med avtal)
Vid första anblicken verkar detta vara den bästa målsättningen men frågan är om det är nödvändigt. För att sprida risken kan man samarbeta med flera leverantörer men det är inte effektivt att ingå avtal med alla möjliga leverantörer. Endast för företag med en mycket stor underliggande risk är detta en kvadrant där de flesta varugrupper bör befinna sig. Ett exempel på ett företag med en hög risk är till exempel operatören av en kärnreaktor, där nationell säkerhet är av yttersta vikt.

Ineffektiv (avtal används i låg grad, stor procentandel leverantörer med avtal)
Det finns en stor andel leverantörer med vilka man ingått avtal så organisationen är på god väg. Det köps emellertid inte in tillräckligt inom ramen för avtalen vilket leder till en ineffektiv inköpspolicy. Det kan finnas många olika anledningar till denna situation. Det kan hända att avtalen inte är kända inom organisationen, att avtalen ingåtts med leverantörer som inte kan leverera rätt produkter eller att det inte finns medel i organisationen att köpa in enligt avtalen. Det finns alltså stort utrymme för förbättringar.

Potential (avtal används i låg grad, liten procentandel leverantörer med avtal)
Det finns få avtal med leverantörer för varugrupperna som befinner sig i denna kvadrant. Det finns alltså ett stort utrymme för förbättringar inom organisationen beträffande avtalsefterlevnad.
Med matrisen för avtalsefterlevnadseffektivitet får organisationen en inblick i den aktuella situationen. Kraljics matris är en praktisk metod att använda för att sätta ett mål för avtalsefterlevnaden per varugrupp. En beskrivning av Kraljics matris finns i bloggen om analys med Kraljics matris.

Inflytande av Kraljics matris och ABC-analys på avtalsefterlevnad
contract compliance plaatje 3

ABC-analys
ABC-analysen kan hjälpa med att fatta beslutet om vilka leverantörer man bör ingå avtal med för att förbättra avtalsefterlevnaden. När man köper in inom ramen för avtal med A-leverantörer så uppnår man nämligen automatiskt att 80 % av omsättningen faller inom ramen för avtal.

Kraljics matris
Genom att titta på Kraljics matris kan man se hur viktigt ett avtal är men också vilken typ av avtal är som är önskvärd, vilka avtalsvillkor som är viktiga. I Kraljics matris beskrivs per kvadrant vad effekten på avtalsefterlevnaden kan bli.

Rutinprodukter
Rutinprodukter är lätta att få tag på och har inget stort inflytande på rörelseresultatet och det ska framför allt inte vara för mycket krångel med dem. En målsättning här är att slå ihop leverantörer liksom att fastlägga leveransprestationerna i avtal för att förbättra avtalsefterlevnaden.

Strategiska produkter och flaskhalsprodukter.
Eftersom det finns en stor inköpsrisk för dessa varugrupper är det viktigt att säkerställa volymer. Det är alltså viktigt att fastlägga i avtalet vad som ska levereras. Här kan man alltså sträva efter en stor andel leverantörer med avtal.

Hävstångsprodukter
Detta är viktiga varugrupper för företaget men de är också lätta att få tag på. Här kan man fråga sig om det alltid är nödvändigt att ingå avtal. Inköpare har större utrymme att förhandla fram ett bra pris utan avtal. När man förväntar sig att priset för produkterna ska stiga kan man ingå avtal för att fastställa det låga priset.