En utbildningsinstitution är en decentraliserad organisation med många budgetansvariga och chefer som är ansvariga för sin egen avdelning och budget. Ofta saknas en tydlig insikt i utgifter och fakturaflöden vilket medför att övervakningen och förbättringen av inköpsprocesser är krånglig och tidskrävande. VendorLink kan hjälpa er med detta.

VendorLink ger på organisationsnivå, per avdelning och alltså per budgetansvarig svar på obesvarade frågor: • Vilka leverantörer används och av vem? • Finns det avtal med leverantörerna? • Hur många procent av fakturorna är kopplade till en order? Med hjälp av tydliga tabeller och diagram visar VendorLink Spend Management dagligen er inköpsvolym i olika dimensioner såsom leverantörer, kostnadsställen och varugrupper.

Hos utbildningsinstitutioner saknas ofta en detaljerad insikt i totalspend av till exempel programvara, rengöring, kontorsvaror och inhyrd personal. I VendorLink är det möjligt att snabbt tilldela leverantörer till kategorier eller varugrupper som ni själva väljer. På så sätt kan ni som organisation se hur mycket ni totalt spenderar på era viktigaste varugrupper.

I utbildningsinstitutioner finns det oftast ingen entydig bild av alla avtal eftersom de inte alltid ingås centralt. I VendorLink är det möjligt att göra dessa avtal centralt överskådliga utan att därmed förflytta administrativa uppgifter. Genom att koppla avtalsinformation i VendorLink till rätt leverantör får ni insikt i spend som faller innanför och utanför avtal. Denna information kan även vara första steget mot att förbättra legitimiteten. VendorLink erbjuder ytterligare analyser för detta ändamål.

En bra inköpspolicy grundar sig inte enbart på kostnader utan också på kvaliteten hos de levererade produkterna och tjänsterna. Används de löpande avtalsvillkoren egentligen av de olika avdelningarna? Och hur nöjda är de budgetansvariga med sina topp 10-leverantörer? Med modulen Vendor Rating från VendorLink kan användare samla in värdefull information om leverantörernas prestationer. I instrumentpanelen Vendor Rating Dashboard blir förbättringspunkter snabbt tydliga. En utmärkt utgångspunkt för regelbundna samtal med leverantören.