Robot
Vendor Rating - 7 Best Practices
3300

Vendor Rating - 7 Best Practices

Vendor Rating – Leverantörernas prestation är viktig för alla organisationer. Det är inte bara kvaliteten hos de levererade varorna och tjänsterna som är avgörande för den egna slutprodukten, utan också samarbetet med leverantören. Ett effektivt samarbete med leverantörer leder till lägre kostnader och högre kvalitet.
group

Vendor Rating innebär att strukturerat mäta och därefter utvärdera leverantörernas prestationer på grundval av i förväg fastställda prestationskriterier, med målsättningen att göra dessa prestationer överskådliga. När dessa prestationer är tydliga kan åtgärder vidtas för att rätta till problem.

Även om många organisationer välkomnar resultaten från Vendor Rating använder de inte Vendor Rating på ett strukturerat sätt. Nedan presenteras ett antal best practices som kan användas för att implementera Vendor Rating snabbt och effektivt i alla typer av organisationer.

Best practice 1: Fastställ målsättningen med Vendor Rating

Den första frågan är: Vad är målsättningen med att använda Vendor Rating? När målsättningar definieras kan organisationen lättare begära resurser för att implementera Vendor Rating. Det är viktigt att sprida information om målsättningen i organisationen för att motivera de personer som ska arbeta med Vendor Rating.

Vendor Rating kan ha olika målsättningar:

  • Entydig och objektiv bild av leverantörernas prestationer som enkelt kan delas i organisationen. På så sätt kan beslut fattas på grundval av en bild som är förankrad i hela organisationen.
  • Upptäcka problem på ett tidigt stadium
  • Stimulera leverantörer att prestera bättre
  • Upptäcka trender så att åtgärder kan vidtas.
  • Spridning av ”lesson learned” i organisationen med avseende på leverantörer.
  • Jämförelse av olika leverantörers prestation i syfte att välja en leverantör.

Eftersom organisationen uppmanas att tillhandahålla en massa information är det ett bra tillfälle att sätta upp ytterligare målsättningar som man i första hand inte tänkte på. För att identifiera alla målsättningar kan man till exempel utföra en enkätundersökning i organisationen bland ett antal berörda personer.

Best practice 2: Använd ett Vendor Rating-verktyg.

Även om Excel är ett utmärkt verktyg att börja med stöter man snabbt på begränsningar. Det finns exempel på organisationer som en gång per halvår skickade runt 200 Excel-ark i organisationen och efter retur sammanlänkade dessa ark med makron. Good effort, men självklart mycket ineffektivt..

Det bästa är att arbeta med Vendor Rating-programvara som till exempel VendorLink. Programvaran ska göra det möjligt att strukturerat ställa in en Vendor Rating-metod som enkelt och regelbundet kan utföras och som även automatiskt beräknar poäng. Vid analys måste uppgifterna på huvudnivå och detaljnivå vara enkla och tydliga.

Därutöver är det viktigt att programvaran är integrerad med ett Spend Analyse- eller Vendor Management-verktyg. Det är viktigt att befintliga uppgifter som leverantörer, produktkategorier och respondenter är enkla att överta. Slutligen är det praktiskt om programvaran är lättillgänglig och kan användas från alla möjliga arbetsplatser.

Best practice 3: Välj leverantörer med hjälp av Kraljics matris och en ABC-analys.
Det är oftast känt vilken leverantör som måste genomgå Vendor Rating. Det är dock praktiskt att gå steget vidare efter det första urvalet. Sätt upp kriterier för att välja ut leverantörer.

Hur kommer man fram till ett urval av leverantörer? Det är självklart att fokusera på organisationens viktigaste leverantörer, leverantörer som på ett signifikant sätt bidrar till organisationens prestation. Med hjälp av Kraljics matris eller en ABC-analys kan man kartlägga dessa leverantörer.

Kraljics matris är en kvadrantanalys där man per produktkategori fastställer hur viktig produktkategorin är för organisationen och graden av leveransrisk. Välj att ta med den leverantör som levererar varor i den strategiska kvadranten (stor betydelse för organisationen, hög leveransrisk) i Vendor Rating-proceduren.

abcEn annan metod är att titta på ABC-analysen. ABC-analysen rangordnar efter omsättning. Alla stora leverantörer som tillsammans står för 80 % av omsättningen (A-kategorin) måste tas med i Vendor Rating-proceduren.

De strategiska leverantörerna och leverantörerna i A-kategorin är kandidater för regelbunden Vendor Rating. Man kan också välja att genomföra en Vendor Rating ad hoc genom att till exempel mäta kundnöjdheten för leverantörer som man överväger att avsluta samarbetet med.

I praktiken har det visat sig att en regelbunden bedömning av cirka 300 leverantörer är hanterbar. Om antalet fortfarande är för stort efter analysen kan en snabb undersökning i organisationen bidra till ett ytterligare urval.

Best practice 4: Fastställ prestationskriterier per leverantörsgrupp
Det går inte att mäta alla leverantörer på samma sätt. Leverantörer av viktiga varor bedöms efter leveranspålitlighet, leverantörer av tjänster bedöms efter kvaliteten på den utförda tjänsten. Dela in leverantörerna i grupper så att en metod kan utvecklas per grupp med specifika bedömningskriterier för varje grupp.

En praktisk metod för att åstadkomma en första indelning i grupper är att använda sig av en indelning i produktkategorier. Leverantörer som levererar liknande produkter bedöms då på samma sätt och kan därför jämföras bättre med varandra. Många Spend Analyse-system har denna indelning.

I stora drag genomförs en Vendor Rating avseende ett antal faktorer:

  • Leveranspålitlighet – Graden av pålitlighet avseende leveransen av produkten eller tjänsten.
  • Prispålitlighet – Graden av prisvariationer hos de levererade produkterna och tjänsterna.
  • Avtalsvillkor – I hur stor utsträckning som kvantitativa avtalsvillkor uppfylls.
  • Kvalitet (hos produkt eller tjänst) – Kvaliteten hos leverantörens produkt och på vilket sätt en tjänst utförs.

Per leverantörsgrupp fastställs en vikt per del. För en tjänsteleverantör är leveranspålitligheten inte viktig eller svår att mäta men de avtalade avtalsvillkoren och kvaliteten på tjänsten är desto viktigare.

Best practice 5: Hitta bra informationskällor.
Ett av problemen man stöter på vid Vendor Rating är att hitta bra informationskällor. För varje faktor måste man se var man hittar den bästa informationen.

Leveranspålitlighet och prispålitlighet.

Genom att analysera förväntade och faktiska leveranstider i ERP-system kan leveranspålitligheten beräknas. Olika metoder kan utvecklas för detta ändamål (se blogg). Kopplingar till ERP-system är dyra och sårbara. Dessutom är tillgängligheten hos IT-avdelningen ofta låg. Man kan också välja att fråga ett antal personer i organisationen om leveranspålitligheten för leverantörer via en enkät. Dessutom kan man välja att be medarbetare på varumottagningen registrera orderdatum och leveransdatum per ordernummer för att antal leverantörer. Om detta görs under en månad kan meningsfull information samlas in.

Avtalsvillkor

Kvantitativa och mätbara avtalsvillkor kan analyseras när de registreras. Genom att följa hur ett avtalsvillkor uppfylls i praktiken kan man ta med villkoret i Vendor Rating. Fastställ vem som har tillgång till informationen och låt denna person regelbundet fylla i ett automatiserat formulär. Till och med leverantörer är beredda att regelbundet leverera denna information. Exempel: Enligt avtalet med en SAAS-leverantör inom Vendor Management är programvaran i molnet tillgänglig till 99 %. Genom att varje månad registrera vad den faktiska tillgängligheten är kan man ta med den i Vendor Rating. Registreringen av tillgänglighet kan till och med utföras av leverantören.

Enkäter

vrsurveyform

Bästa sättet att hitta information om leverantörernas prestation är att fråga de parter som dagligen har kontakt med leverantörerna. Genom att ta fram enkäter och regelbundet skicka ut dem kan man få en bra bild av situationen. Genom att arbeta med fördefinierade svar med värden kan ett poängvärde beräknas per leverantör. Om frågorna dessutom grupperas efter ämne kan man till och med räkna ut poäng på högre nivåer. (Se blogg.) Gör det obligatoriskt för respondenter att lämna en kommentar vid en negativ bedömning så att problemen kan kartläggas.

Olika avdelningar och personer är relevanta för enkätutskick avseende olika leverantörer. För att ta reda på vilka avdelningar som är de största intressenterna avseende en leverantör kan man använda sig av en Spend Analyse (spendanalys). Välj de kostnadsställen eller verksamhetsdelar som köper in av leverantören som respondenter till enkäten.

Begränsa antalet leverantörer (enkäter) som ska utvärderas per respondent till högst 10 och begränsa antalet frågor per enkät eller kombinera ett antal leverantörer i en enda enkät. Ett stort antal enkäter och frågor gör personalen modfälld och gynnar inte Vendor Rating-processen. Ett litet antal korta och koncisa frågor ökar svarsfrekvensen.

Best practice 6: Upprepa Vendor Rating och dela resultaten.

Vendor Rating ska utföras regelbundet. Det kan göras årligen, per kvartal eller till och med per månad. Genom att fastställa metoder på ett bra sätt kan proceduren enkelt upprepas. Förvänta er inte att alla respondenter eller andra källor svarar direkt första gången. När resultaten delas i organisationen kommer fler bli motiverade att delta. Resultaten måste också delas med berörda leverantörer så att de får insikt i vilken bild kunden har av dem.

Best practice 7: Förbättra resultaten via standarder.

Vvrresultsendor Rating utförs för att skapa en bild av leverantörernas prestationer. Använd dessa insikter till att förverkliga organisationens målsättningar. Genom att fastställa en lägsta standard kan fokus läggas på de leverantörer vars poäng hamnar under denna standard. Bjud in alla leverantörer som faller under standarden och diskutera problemen och lägg upp en plan för förbättringar. Använd framför allt resultaten som utgångspunkt för en diskussion istället för att vara fördömande. Leverantören har säkert sin egen upplevelse och kanske en förklaring till resultaten.