Robot
Kraljics matris
4804

Kraljics matris

Kraljics matris (Kraljic 1983)

Bakgrund
Peter Kraljic presenterade 1983 en omfattande inköpsstrategi i Harvard Business Review. Med denna teori anser Kraljic att man ska gå från inköp (operationell) naar supply chain kraljic matrix plaatje 2 till supply chain management (strategisk). Teorin är fortfarande aktuell och används av stora företag över hela världen, bland annat för klassificering av produkter. Denna indelning görs genom kartläggning av risker vid inköp av produkter och det inflytande som dessa produkter har på rörelseresultatet.

Inflytande på rörelseresultat
Ett stort inflytande på rörelseresultatet innebär att produkterna har ett direkt inflytande, det vill säga att detta är viktiga produkter. Produkter som har ett stort inflytande på rörelseresultatet kan vara produkter som till stor del bidrar till slutprodukten. Exempelvis behöver producenter av färskpressad juice färsk frukt för tillverkningen av sina produkter. Det kan också handla om produkter vars kvalitet är viktig för slutprodukten. En tillverkare av skräddarsydda jackor och byxor behöver tyg av god kvalitet för att kunna leverera en produkt. I båda dessa exempel har de levererade produkterna ett stort inflytande på rörelseresultatet.
Medarbetarnas kontorsstolar som så småningom måste bytas ut har inget eller ytterst litet inflytande på kvaliteten hos de skräddarsydda kläderna eller den färskpressade juicen. Här handlar det om ett obetydligt inflytande på rörelseresultatet.

Inköpsrisk
Inköpsrisken handlar om marknadens komplexa natur, hur enkelt det är att anskaffa en produkt. Det handlar om tillgängligheten av material eller hur enkelt de kan ersättas. Finns det flera leverantörer som kan leverera produkten eller handlar det om ett begränsat antal? Kommer produkterna från politiskt stabila eller instabila regioner? Vilket tempo har den tekniska utvecklingen för produkten och hur komplex är logistiken och vilka kostnader medför den?

Matrisen
När man har fastställt inköpsrisken och inflytandet på rörelseresultatet för de valda produkterna får produkten en plats i Kraljics matris. I ”Själv skapa Kraljics matris” beskrivs hur detta praktiskt kan tillämpas i VendorLink.

Matrisen i figur 1 kan delas in i fyra kvadranter. Varje kvadrant har specifika kännetecken och kräver olika inköpsstrategier:

Strategiska produkter (stort inflytande på rörelseresultatet, hög inköpsrisk)
Dessa produkter förtjänar den största uppmärksamheten från inköpschefer. De har stort inflytande på rörelseresultatet och medför en hög inköpsrisk. Risken kan begränsas genom att ingå långvariga relationer genom avtal och bra villkor. Överväg om det är möjligt att själv tillverka eller utföra den berörda varan eller tjänsten för att undvika beroende av externa parter och de risker som medföljer.

Produktexempel
– sällsynta råvaror
– värdefulla delar

Inköpsfokus
– bra och korrekt prognos av efterfrågankraljic matrix plaatje 3
– detaljerad marknadsundersökning
– långsiktiga relationer med leverantörer
– make or buy decisions (tillverka själv eller fortsätta köpa?)
– upprepade riskanalyser
– contract staggering (överlappande avtal)
– kontrollera logistiken, lagret och leverantören (Vendor Rating)

Benodigde informatie
– gedetailleerde markt informatie
– lange termijn voorspellingen (vraag / voorraad)
– competitive intelligence (http://en.wikipedia.org/wiki/Competitive_intelligence)
– Industry cost curves

Nödvändig information
– detaljerad marknadsinformation
– långsiktiga prognoser (efterfrågan/lager)
– competitive intelligence (http://en.wikipedia.org/wiki/Competitive_intelligence)
– kostnadskurvor för branschen

Beslutsnivå
– Toppnivå (vice VD, inköp)

Hävstångsprodukter (stort inflytande på rörelseresultatet, låg inköpsrisk)
Dessa produkter har ett stort inflytande på rörelseresultatet men är enkla att anskaffa utan några höga risker i bakgrunden. Produkterna eller leverantörerna kan enkelt bytas ut mot andra jämförbara produkter eller leverantörer. Det ger inköparen möjligheten att förhandla och ställa krav på leverantören. Förhandla fram ett lågt pris, beställningar av stora volymer och korrekt fakturering.

Produktexempel:
– transport
– bränsle
– vanliga råvaror
– datorer

Inköpsfokus

– använda köpkraft
– utbytbara produkter
– utbytbara leverantörer
– blandning av avtal och fria inköp
– stora volymer till bättre priser

Nödvändig information
– Bra marknadsuppgifter
– Kortsiktig och medellång tidsplanering
– Prognoser om pris/transportförhållande

Beslutsnivå
Medelnivå (inköpschef)

Flaskhalsprodukter (lågt inflytande på rörelseresultat, hög inköpsrisk)
Flaskhalsprodukter är svåra att få tag på eller ersätta och kan medföra en stor underliggande risk. Det finns få leverantörer som kan leverera produkterna eller produkterna kommer från riskfyllda marknader. Inflytandet på rörelseresultatet är dock, i första hand, inte stort. Det handlar till exempel om teknisk utveckling, specifik kunskap och reservdelar som är svåra att få tag på.

Produktexempel
– Programvara
– Maskindelar
– Elektroniska delar
– Specifik kunskap och utbildning
– Externa parter

Inköpsfokus
– Volymförsäkring (för ett högt pris vid behov)
– Kontrollera leverantörer
– Bevaka lager
– Backup-planer

Nödvändig information
– Bra marknadsinformation
– Kortsiktig och medellång tidsplanering av efterfrågan

Beslutsnivå
Hög nivå (avdelningschef)

Rutinprodukter (lågt inflytande på rörelseresultat, låg inköpsrisk)
Rutinprodukter har litet inflytande på rörelseresultatet och är lätta att anskaffa.

Inköparen är inte beroende av marknadens nycker. Man kan arbeta med lokala leverantörer som levererar till ett bra pris. Det krävs inga detaljerade prognoser.

Produktexempel
– Kontorsmaterial
– Catering

Inköpsfokus
– Automatisera inköpsprocessen för att spara pengar
– Standardprodukter
– Övervaka och optimera volymbeställningar

Nödvändig information
– Bra översikt av marknaden
– Kortsiktiga prognoser

Beslutsnivå
– Grundnivå (inköpare)

Själv skapa Kraljics matris
Skapa Kraljics matris i VendorLink genom att per varugrupp ange inköpsrisken med en siffra mellan noll och tio, där siffran noll står för mycket låg inköpsrisk och siffran tio för mycket hög inköpsrisk. Samma sak kan göras för inflytandet på rörelseresultatet. Eftersom är siffra är abstrakt kan det hjälpa att ställa följande frågor beträffande varugruppen:

Inköpsrisk
– Vad är graden av tillgänglighet, är det fråga om brist?
– Hur många leverantörer kan leverera produkten eller tjänsten?
– Kan produkten eller tjänsten bytas ut mot en annan produkt eller tjänst?
– Är det möjligt att själv utföra eller producera?
– Hur stora är riskerna med transport och lagring?

Inflytande på verksamhet
– Hur stort är inflytandet på den externa kundnöjdheten?
– Hur stort är inflytandet på slutproduktens kvalitet?
– Hur stort är inflytandet på slutproduktens pris?
– Hur stort är inflytandet på den interna medarbetarnöjdheten?
– Hur stort är inflytandet på organisationens målsättningar?
– Hur stort är inflytandet på organisationens positionering och utstrålning?

Det är inte nödvändigt att besvara alla frågor. Om frågan är relevant beror på produkten eller tjänsten. Utgå från de viktigaste frågorna och titta på de största riskerna eller störst inflytande.

Exempel

Inflytandet av en produkt på rörelseresultatet kan skilja sig åt mellan olika branscher eller sektorer. Ta till exempel elektricitet. I Västeuropa är elnätet relativt stabilt men trots det finns det risker. Det finns exempel från de senaste åren, som till exempel när en helikopter i Nederländerna flög in i en högspänningsledning eller energiproblemen i Belgien. Elförsörjningen kan äventyras och ett alternativ är inte alltid tillgängligt.
För till exempel ett sjukhus är inflytandet på rörelseresultatet mycket stort. Så stort att sjukhus använder aggregat för att själva producera el om det blir strömavbrott. På så vis minskar inköpsrisken men den försvinner inte helt eftersom aggregaten också måste underhållas. Inflytandet på rörelseresultatet förändras inte. För en utbildningsinstitution är situationen annorlunda. Om det blir strömavbrott måste man avbryta lektionerna men om man kan fortsätta som vanligt nästa dag är problemet överkomligt.
För sjukhuset är elen i ovanstående exempel en strategisk produkt och för utbildningsinstitutionen en hävstångsprodukt.

Upprepa regelbundet
Kraljics matris är en ögonblicksbild. Marknaden och vikten av produkten inom organisationen kan förskjutas och det rekommenderas därför att man regelbundet upprepar analysen. Se om det går att observera förskjutningar för produkter och anpassa dem, de flesta produkter kommer inte (snabbt) att förskjutas. Det är positivt om framför allt flaskhalsprodukterna förskjuts.

Kraljics matris i 3D
Kraljics matris i VendorLink kan visas som en 3D-matris eftersom varugruppens storlek kan tas med i grafiken. Bredvid varugruppen i matrisen kan man se varugruppens volym. Den kan betraktas som en extra riskindikator.
Det innebär naturligtvis inte att varugrupper med små volymer per definition är mindre viktiga.
Exempel

I figur 2 och figur 3 visas Kraljics matris för ett sjukhus och en utbildningsinstitution. Man kan se en tydlig skillnad mellan dem.

kraljic matrix plaatje 1För utbildningsinstitutionen befinner sig de flesta varugrupper i kvadranten för rutinprodukter. Riskerna och inflytandet

på rörelseresultatet är inte stora. För sjukhuset ser man däremot en förskjutning uppåt och till höger. De köper in produkter som har ett större inflytande på rörelseresultatet och som medför en större inköpsrisk. Det syns inga flaskhalsprodukter vilket innebär att produkterna som har en hög inköpsrisk också har ett stort inflytande på rörelseresultatet och alltså kräver uppmärksamhet av ledningen.

Efter analysen med Kraljics matris
Kraljics matris visar tydligt vilka sorters produkter som köps in i organisationen. Nästa steg är att sätta igång med rätt strategi i VendorLink. Med VendorLink kan man till exempel bedöma pris- och leveranspålitligheten för rutinprodukter, kartlägga volymen av hävstångsprodukter med spend, dokumentera och utvärdera avtal med leverantörer av flaskhalsprodukter och noga följa leverantörer av strategiska produkter med en kombination av strategier.